Programmamanager Gert-Jan de Maagd helpt collega’s bij IenW met gedragsinzichten om effectiever beleid te maken. Ook rondom hybride werken en hybride vergaderen. Voor het Rijksprogramma Hybride Werken deelt hij zijn inzichten en tips. 

Gert-Jan: ‘Bij hybride vergaderen komen digitale maar ook sociale uitdagingen kijken. De methode EAST biedt een goede checklist. De E staat voor Easy, de A voor Attractive, de S voor Social en de T voor Timely. Met Easy bedoel ik dat je het zo gemakkelijk mogelijk maakt. Dat er goede instructies zijn in de zaal, dat er herkenbare ondersteuning rondloopt, dat je thuis een beroep kunt doen op een digitale buddy. Maar ook dat aan elk Outlook-vergaderverzoek standaard een Webex-uitnodiging is gekoppeld. En dat je de optie hebt om de vergadering fysiek of online te accepteren. Dat maakt online deelname veel uitnodigender.’

Iedereen betrekken
En maak hybride vergaderen ‘attractive’, zegt Gert-Jan: ‘Dus bied faciliteiten aan, zoals een noise-cancellingkoptelefoon of een integratie van WebEx met een brainstormprogramma. Social houdt in dat je voorbeeldgedrag van de top stimuleert, maar ook dat je online deelnemers bewust betrekt bij de vergadering. Tot slot Timely, dat staat voor ‘goed getimed’. Precies op het juiste moment krijg je de juiste stimulans en instructies aangeboden, via een poster in de zaal, tafelbordjes of een sticker op je laptop bijvoorbeeld.’

Geluidskwaliteit
EAST klinkt easy, maar er zijn natuurlijk ook nog uitdagingen te overwinnen. Gert-Jan: ‘Betere geluidskwaliteit leidt tot verhoogde sociale aanwezigheid, blijkt uit onderzoek. Duidelijk stemgeluid is enorm belangrijk om emoties te interpreteren. Daarom is het zo belangrijk dat het geluid in de zaal goed is geregeld, zodat er geen galm ontstaat. Ik wil nog onderzoeken voor welke vergadersetting en welke zaalgrootte welke speaker geschikt is.’

Digibuddies
En een goed idee is om met ‘digibuddies’ te gaan werken, denkt Gert-Jan. Zodat ook de deelnemers op afstand goed te horen en te zien zijn. ‘Niet iedereen is even digitaal vaardig. Digibuddies geven de online vergaderaars advies over bijvoorbeeld de positie van de webcam, wifi-versterkers, powerline-adaptors en koptelefoons. Dat iemand in het tegenlicht zit, is vaak geen onwil, maar gewoon onwetendheid. We moeten elkaar hier een beetje in helpen.’

Ongemak
En wat is nodig op sociaal vlak? Gert-Jan: ‘Om te beginnen moeten we erkennen dat er een soort ongemak is bij hybride vergaderen. Er zit iets tussen mij en de ander in. Maar dat nadeel weegt niet op tegen het voordeel. Het alternatief is dat we voor elke vergadering naar locatie moeten komen en dus minder vrij zijn in hoe we onze werkweek inrichten. Je best doen voor een hybride vergadering is dus ook een geste naar je collega’s.’

Etiquette
Etiquette kan helpen om dat ongemak te beperken. Gert-Jan: ‘Het is bijvoorbeeld niet handig als mensen in de zaal over het scherm heen met elkaar gaan praten. De deelnemers op afstand voelen zich ook echt meer op afstand. Een tip is om iemand thuis als voorzitter aan te wijzen. Of zorg dat iedereen thuis een buddy in de zaal heeft die in de gaten houdt of hij of zij wel voldoende aan het woord komt. Steeds meer mensen zijn voorstander van het gebruik van een eigen scherm in de vergaderzaal. Een eigen vakje in WebEx voelt gelijkwaardiger, iedereen kan meechatten en bovendien scheelt het geld: we hoeven niet in elke zaal een groot scherm met video te hangen. Dan moet je er wel voor zorgen dat maar één deelnemer in de vergaderzaal een audio connectie heeft om galm te voorkomen.’

Afspraken maken
Een gespreksleidraad kan teams helpen om afspraken te maken over hybride werken en vergaderen. Gert-Jan: ‘Spreek, het liefst met een gespreksleider erbij, af wanneer je hybride vergadert én wanneer je met z’n allen samenkomt. Maak de momenten waarop je met z’n allen samenkomt ook echt leuk en bijzonder. Maar blijf de afspraken die je nu maakt voor straks zien als experiment. We kunnen niet alle onzekerheid en onbekendheid die hybride werken met zich meebrengt aan de voorkant oplossen. Maak afspraken voor drie maanden en evalueer daarna.’

Intrinsieke motivatie
Belangrijk vindt Gert-Jan dat je eerst jouw individuele voorkeuren op een rij zet, nog voordat je met collega’s afspraken maakt. ‘Maak je intrinsieke motivatie voor thuiswerken expliciet. Voor de één is dit geconcentreerd werken, voor de ander dat hij dan geen gestreken overhemden hoeft te dragen. En stel een contract op voor jezelf: ‘straks ga ik x dagen thuiswerken, in elk geval op die dag, en de andere dag flexibel.’ Mensen zijn al snel bang voor het organisatiebelang. Maar ik zie geen botsingen optreden. Er kan veel meer hybride dan we denken.’

Gert-Jan zette 11 tips voor hybride vergaderen op een rij: lees ze hier

Bijblijven?
Wil je meepraten over hybride werken en wat daarvoor nodig is? Sluit je aan bij de meer dan 900 rijkscollega's tellende LinkedIn-groep: Hybride werken bij de Rijksoverheid.