Ubr
11 Tips voor hybride vergaderen
 

Gert-Jan de Maagd, programmamanager BIT (behavourial insights team) bij IenW, deelt zijn tips voor succesvol hybride vergaderen.


1. Reserveer een geschikte zaal. Door corona is maar ongeveer de helft van het aantal zitplekken in de vergaderzalen daadwerkelijk beschikbaar. In instructies per vergaderzaal kan gebouwbeheer laten zien welke zitplekken zich in de dode hoek van de camera bevinden. Werk je met één gemeenschappelijk scherm? Dan kan je deze zitplekken dus beter niet gebruiken.

2. Wees als fysiek aanwezige organisator een kwartier voor aanvang in de zaal. Start de video op conform de instructies. Geef iemand anders de rol van technicus die eventuele problemen kan oplossen of iemand van de facilitaire dienst erbij kan halen als die er zelf niet uitkomt. Gebruik supercards om (technische) issues te agenderen. Laat ook weten als de geluidssterkte onvoldoende is.

3. Betrek ook de online aanwezigen bij het binnenkomen en napraten. Zorg daarom dat de videoverbinding 10 minuten voor de vergadering is gestart en 10 minuten na afloop doorgaat. Geef alle deelnemers de rol van alternate host, zodat de eerste die beschikbaar is de vergadering kan starten.

4. Begin met een ijsbreker. Overweeg de vergadering te beginnen met een ijsbreker. Ook voor mensen die elkaar al goed kennen blijkt het goed te zijn elkaar aan het begin even allemaal aan het woord te laten. De kans neemt dan toe dat deelnemers ook tijdens de rest van de vergadering meer zeggen.  

5. Stel de etiquette vast. Maak afspraken over gedrag tijdens de vergadering. Wat doe je als je iets wil zeggen? Zetten de mensen die op afstand meedoen hun mute-knop aan? (steeds meer ervaringsdeskundigen stellen dat je van de mute-knop af moet blijven omdat die de vaart uit de interactie haalt). Zet iedereen haar/zijn webcam aan? Maak indien gewenst afspraken over wanneer multitasken wel/niet gewenst is.

6. Wijs ambassadeurs aan. Ambassadeurs (of buddy’s) in de vergaderzaal zijn gekoppeld aan één of meer deelnemers op afstand. Ambassadeurs zien erop toe dat deelnemers op afstand volledig deel kunnen nemen aan de vergadering en op tijd het woord krijgen. Zij ondersteunen zo de voorzitter. Zeker voor jonge of nieuwe collega’s is het handig om ambassadeur te zijn en zo op afstand deelnemende collega’s te leren kennen.  

7. Gebruik eventueel Whatsapp, Signal of Chat als tweede kanaal. Deelnemers kunnen verhelderende vragen stellen of anderszins punten inbrengen. Om de chatfunctie te gebruiken of om te brainstormen met platformen als Mural of Miro, loggen ook de fysiek aanwezige deelnemers in met hun eigen laptop. 

8. Voorkom een galm in de zaal. Om rondzingend geluid te voorkomen is het niet voldoende om de mute-knop in te drukken. Zorg dat maar één fysiek aanwezige deelnemer de audioconnectie heeft gekoppeld aan het videovergaderprogramma, de rest moet disconnecten. 

9. Geef deelnemer op afstand voorrang. Als twee mensen tegelijkertijd gaan spreken en één zit in de zaal en ééntje elders, geef dan als voorzitter die laatste voorrang. Deelnemers op afstand hebben al minder sociale aanwezigheid. 

10. Neem een pauze als de vergadering langer dan een uur duurt. Vooral bij de deelnemers of afstand kan virtuele vermoeidheid optreden. Vijf minuten pauze doet dan wonderen.

11. Evalueer en verbeter. Vraag jezelf als thuisdeelnemer af: voel ik me volledig onderdeel van deze vergadering? Bij een ontkennend antwoord is de vervolgvraag: wat moet ik doen of vragen om mij wel volledig onderdeel te laten voelen van deze vergadering?


Bijblijven?

Wil je meepraten over hybride werken en wat daarvoor nodig is? Sluit je aan bij de meer dan 900 rijkscollega's tellende LinkedIn-groep: Hybride werken bij de Rijksoverheid

.