 |
Met de start van het nieuwe jaar 2025 zijn we ook weer een fase verder met de nieuwe onderwijssystemen Canvas en Educator: de eerste leergangen werken inmiddels vanuit Canvas. En het gedeelte voor examinering komt binnenkort beschikbaar, de examens kunnen nu al worden ingepland. Er volgen nog de nodige trainingen komende maanden om aanvullende kennisoverdracht te doen. En ook over de oude systemen zijn ontwikkelingen te melden. |
|
|
|
| Stand van zaken uitrol Canvas en Educator |
|
Sinds de trainingen van november jl. kunnen steeds meer collega’s met de nieuwe systemen aan de slag. Onderwijs plannen voor vakbekwaam worden en blijven, nieuwe medewerkers toevoegen aan de gebruikersdatabase en bijvoorbeeld rollen/rechten toebedelen, is mogelijk sinds november. Het plannen van nieuwe examens via MijnNIPVexamens is sinds medio december 2024 niet langer mogelijk. Per januari zijn de eerste regio’s gestart met uitvoering van onderwijs voor vakbekwaam worden. De bedoeling is uiteraard dat nieuw te starten onderwijs allemaal in Canvas wordt gestart en niet meer in de oude ELO.
Met zo’n omvangrijke livegang en migratie loop je ook tegen veel aandachtspunten aan. Bijvoorbeeld zaken die nog niet goed werken in de applicatie of koppeling tussen applicaties. Of aandachtspunten door inrichtingskeuzes of aangepaste werkprocessen. Voortschrijdend inzicht kan maken dat we er nog eens naar moeten kijken. Knelpunten en meldingen die de verdere livegang in de weg staan, krijgen de hoogste prioriteit. Alle aandacht richt zich eerst op een goed functionerende en volledige applicatieomgeving en alle werkprocessen. Zo is de aandacht nu gericht op het wegnemen van de laatste knelpunten bij de examenprocessen. Andere knelpunten verdwijnen niet van tafel, maar blijven in beeld. De regionaal functioneel beheerders blijven op de hoogte van de status via Jira (helpdeskapplicatie).
|
|
|
|
| ‘Ik heb zin om collega’s Canvas te laten zien’ |
| “Mijn tip voor collega’s bij regio’s en roi's: ga met Canvas aan de slag, ga het jezelf eigen maken. Probeer dingen uit, klik ergens op. Dan wijst het zich vind ik vanzelf”, vertelt Maikel Wondergem, coördinator leergang Manschap en functioneel beheerder elektronische leeromgeving (ELO) bij Veiligheidsregio Zeeland. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Nieuw te plannen examens alleen nog in Educator |
|
Vanaf deze maand worden examens gepland in Educator. Sinds medio december is het voor regio’s/roi’s niet langer mogelijk om examens te plannen in MijnNIPVexamens. Het plannen van examens in Educator verloopt via het planningsformulier dat in Educator is te vinden. Omdat de jaarplanning met examens waaruit kan worden gekozen nog beschikbaar moet worden gesteld, verloopt voor regio’s/roi’s de aanvraag van praktijkexamens via Route B (bekend bij de planners). Voor examens die het NIPV zelf organiseert zijn aparte formulieren beschikbaar. Deze planningsformulieren zijn in Educator te vinden.
|
|
|
|
| Overzetten van geplande examens van MijnNIPVexamens naar Educator |
Alle regio’s en roi’s zijn in december 2024 benaderd met de vraag welke examens uit MijnNIPVexamens definitief kunnen worden gemaakt en welke kunnen vervallen. Aansluitend is de vraag gesteld welke van de examens met status definitief overgezet moeten worden naar Educator. De reacties hierop komen nu binnen bij het Examenbureau, van waaruit de overzetting plaatsvindt.
De registratie van resultaten van examens die na overzetting nog in MijnNIPVexamens staan, worden ook in MijnNIPVexamens ingevoerd. Registratie van resultaten van toetsen/examens waar het onderwijs via Canvas verloopt, worden ingevoerd in Canvas. Via een automatische koppeling wordt het resultaat in Educator geregistreerd. Canvas ook voor multi-opleidingen.
Educator en Canvas beschikbaar voor alle soorten opleidingen
We kunnen niet genoeg benadrukken dat Educator en Canvas beschikbaar zijn voor alle vormen van opleidingen bij de veiligheidsregio’s, dus ook voor multi-opleidingen. Het toevoegen van medewerkers aan de gebruikersdatabase (Educator) is simpel, het koppelen aan de ‘regio-pagina’ ook. Daardoor kunnen medewerkers eenvoudig aan onderwijs of e-learning modules worden gekoppeld (Canvas). En is alle functionaliteit beschikbaar voor een trainer om met een groep of klas aan de gang te gaan. De landelijke opleidingen die onder het kopje multi vallen (CaCo, Informatiemanager, etc), zijn of komen ook beschikbaar in Canvas.
De hele onderwijsomgeving staat ten dienste van vakbekwaamheid en ‘een leven lang leren’. Maak er gebruik van! Via de bekende regionale functioneel beheerders kan het gebruik voor multi verder worden opgepakt. Weet je niet wie dat is in jouw regio of organisatie, laat het weten dan aan iemand van het project of van landelijk functioneel beheer. |
|
|
|
(Vervolg)trainingen
|
|
Voor de rollen planner, regionaal functioneel beheerder en specialist leren en ontwikkelen zijn in januari en februari vervolgtrainingen georganiseerd. Ook is een fysieke training voor ‘multi’ in maart gepland. Over de exacte datum/tijdstippen zijn de regionaal functioneel beheerders en de contactpersonen vanuit het project eerder geïnformeerd. Via een digitaal inloopspreekuur wordt een specifiek thema toegelicht en is er ruimte voor het stellen van vragen bij het gebruik van de nieuwe systemen.
Examinatoren ontvangen binnenkort hun inloggegevens voor de nieuwe systemen. Voor examinatoren van praktijkexamens komt een instructievideo beschikbaar over hoe zij zich moeten aanmelden voor examens. Verder worden voor hen de komende maanden op gezette tijden trainingen georganiseerd. Afhankelijk van het moment waarop zij zich via Educator voor een examen hebben aangemeld en zijn ingeschreven kunnen zij kort daarvoor een training bijwonen. De planning van deze trainingen volgt binnenkort. Examinatoren van onderwijs dat door het NIPV wordt verzorgd, worden nader geïnstrueerd vanuit de onderwijsteams.
|
|
|
|
| Waar zijn werkinstructies te vinden? |
| Aan het begin van de livegang is voor de documentatie een tijdelijke Teams-/Sharepoint-omgeving ingericht (‘Documentatie Canvas-Educator’). Hier zijn de uitgewerkte processen en werkinstructies te vinden. Voor werkinstructies voor Canvas-gebruikers met een cursusrol (= docenten, beoordelaars, etc.) zijn deze beschikbaar via Commons. Ook dit is een tijdelijke oplossing. Er wordt nog gewerkt aan een definitieve oplossing voor alle documentatie in de komende maanden. Belangrijk om te vermelden: de inhoud van werkinstructies kan nog wijzigen komende weken. Downloaden en intern verspreiden van de huidige instructies is dus niet de beste oplossing. |
|
|
|
| Bewaartermijnen en opschoning |
Eerder hebben we al gemeld dat we de oude systemen vanaf 1 augustus a.s. gaan dichtzetten en afbouwen. Van de oude ELO wordt een kleine ELO-database gemaakt vanwege bewaartermijnen van met name de diverse onderwijsproducten, zoals beoordelingsformulieren, gemaakte opdrachten en rapporten van beoordelingsportfolio’s. Van MijnNIPVexamens wordt de diploma-informatie bewaard vanwege de langjarige bewaartermijnen die daarvoor gelden. De voorbereiding hiervoor loopt inmiddels. Van belang is het volgende:
- Onderwijs moet worden overgezet naar Canvas of elders worden bewaard. Alle organisaties/roi’s worden gevraagd om oud onderwijsmateriaal zelf eventueel te bewaren waar nodig. Onderwijsmateriaal wordt na 1 augustus 2025 uit de oude ELO verwijderd.
- Indien een regio voor de eigen personeelsdossiers gegevens wil bewaren, is het zaak die rapportages tijdig uit te draaien en in het HR-systeem (bijv. AFAS) op te slaan. Als het alleen gaat om het nakomen van formele bewaartermijnen voor deze opleidingsinformatie, dan wordt daarvoor gezorgd middels de genoemde kleine ELO-database die nog een aantal jaar blijft bestaan.
Met de leverancier van de oude ELO is een eerste plan van aanpak gemaakt voor het opschonen van de data in de oude ELO Cumlaude Learning. Er is heel veel oude data in de ELO van de afgelopen 10 jaren gebruikt. Het is zaak die data ook tijdig op te ruimen: de AVG verplicht ons als organisaties ook om data niet te blijven bewaren. We gaan daarom vanaf nu al de oude ELO opschonen, bijv. data ouder dan 6 jaar en gearchiveerd onderwijsmateriaal. De reden hiervoor is het vrijmaken van opslagcapaciteit en het verlagen van de opslagkosten van de oude omgeving. En het is een goede voorbereiding voor de kleine ELO-database die in augustus/september 2025 moet ontstaan. Meer informatie hierover volgt binnenkort aan alle regionaal functioneel beheerders. |
|
|
|
| Volgende nieuwsbrief in februari |
| In de volgende nieuwsbrief gaan we onder andere in op het gebruik van Studycoach, de vervanging van de oude ELO-webshop (door Eduframe) waarin enkele opleidingen worden aangeboden. Ook geven we een doorkijkje naar de rest van 2025. Deze nieuwsbrief verschijnt eind februari 2025. |
|
|
|
|
