Je hebt snel een document nodig, maar kunt het nergens vinden. Of er blijken verschillende versies te bestaan: welke is de juiste? Beekdal Lyceum zet de convenantgelden in om een compleet nieuwe digitale infrastructuur te lanceren. Alle bestanden een vaste plek én een soepele digi-dagstart.
“Op dit moment zijn er bij ons op school veel opties om te zoeken naar informatie. Sommige documenten zijn opgeslagen in onze elektronische leeromgeving, een bepaalde planning staat op bijvoorbeeld Sharepoint en een memo vind je weer ergens anders. Dit kost tijd en energie; je werkt hierdoor minder effectief. We willen daarom een ontzorgende digitale infrastructuur, met organisatorische kaders die staan als een huis. Zodat je je als docent volledig kunt richten op het ontwikkelen van goed onderwijs”, vertelt natuurkundedocent Rik van Schalkwijk, die het project in samenspraak met afdelingsleider Jan-Erik Nijenhuis leidt.
Weten & Regelen
“We willen toe naar een centrale, digitale plek: Weten & Regelen”, legt Rik uit. “Hier vind je straks uiteenlopende documenten: roosters, handleidingen, beleidsstukken, noem maar op. Zo hoef je minder te zoeken en weet je zeker: als het hier niet staat, dan is het er ook echt niet. Ook veel prettiger voor nieuwe collega’s: misschien is een document verzonden voordat je bij ons werkte, maar je kunt het altijd terugvinden.”
Beekdal Plein
“Weten & Regelen is een onderdeel van het uiteindelijke Beekdal Plein. Dat open je in Teams en moet straks voor alle Beekdal-collega’s de digitale start van de dag worden. Hier vind je niet alleen doorklikmogelijkheden naar Weten & Regelen, maar zie je bijvoorbeeld ook je dagrooster, korte mededelingen en relevante nieuwsberichten, van zowel onze school als van Quadraam. Ook kun je vanuit hier makkelijk doorklikken naar alle benodigde systemen en programma’s, zoals AFAS of Somtoday”, licht Rik toe. “Uitgangspunt is dat Beekdal Plein echt meerwaarde heeft voor onze collega’s”, aldus Jan-Erik.
Fasering
“Onze ICT-partner Speyk helpt ons onze wensen technisch vorm te geven. Samen sparren we over inhoud en fasering”, gaat Jan-Erik verder. “Na de zomervakantie gaat ons digi-plein in Teams live voor alle medewerkers. Wanneer iedereen gewend is aan deze nieuwe Teams-look&feel, is een logische stap dat collega’s binnen de verschillende secties ook binnen Teams met elkaar gaan samenwerken. Doel is het aantal platforms - en daarmee de complexiteit - terug te brengen; we gaan daarom ook kijken of we qua elektronische leeromgeving nog goed zitten bij Its Learning of kunnen aanhaken bij een bestaand platform: Teams of Somtoday.”
Blauwdruk
“Het is een complex en tijdrovend proces om een eenduidige en effectieve digitale infrastructuur te ontwikkelen, maar er ligt nu een mooi template waar andere Quadraam-scholen gebruik van kunnen maken. Je moet dat zien als blauwdruk; geen keurslijf”, benadrukt Rik. “Je voelt je verbonden met de school waar je werkt, dus je wil sowieso je eigen look & feel kunnen toepassen. Binnen de verschillende onderdelen is er ruimte om het voor jouw school optimaal in te richten. Neem de nieuwsmodule: wij werken nu met drie nieuwscategorieën, waaronder ‘topsport’. Dat is niet op elke school van toepassing; daarin kun je dus je eigen keuzes maken.”
Tips
Gevraagd naar tips, antwoordt Jan-Erik: “Als je dit goed wilt opzetten, heb je iemand nodig die hiermee minimaal een dag in de week aan de slag kan; er gaat veel denkwerk en overleg aan vooraf. Het raakt de organisatie en de cultuur in de school.” Rik vult aan: “Bedenk wat je grootste informatieprobleem is en los dit als eerste op met je digi-plein. Daarmee maak je de meerwaarde direct voelbaar.“ Jan-Erik: “Als je digi-plein eenmaal in gebruik is, valt of staat het met de dagelijkse content; die moet continu compleet en actueel zijn. Je moet dus ook nadenken over hoe je dit organiseert. En jezelf de vragen stellen: wat is goede, of nieuwswaardige, content? We vinden het interessant hierover met collega’s van andere Quadraam-scholen ideeën uit te wisselen.”
Maak ICT-verwachtingen helder
Jan-Erik voegt nog graag toe: “Maak heel concrete afspraken met je technische partner en ga voor korte iteraties (sprints). We zijn op school best digitaal georiënteerd, maar in ICT-land zijn er zóveel keuzes en mogelijkheden. Benoem daarom expliciet wat je verwacht van de samenwerking, zoals uitleg en advies over de consequenties van verschillende opties. En laat de ICT-partner continu aangeven wat hij nodig heeft van jou nodig om verder te kunnen. Voor de rest is het vooral een kwestie van beginnen!”
Wil jij ook makkelijker en leuker werken?
Enkele andere Quadraam-scholen zijn al gestart met de ontwikkeling van hun digi-plein. Wil je op jouw school ook profiteren van de bij het Beekdal opgedane kennis om werkprocessen op deze manier soepeler te laten verlopen? Neem contact op met de adviseur onderwijs & technologie van jouw school: Igor Wassink of Joost Borsboom. Ook wordt er gewerkt aan een Quadraam Plein, zodat de medewerkers van de scholen die nog geen eigen digi-plein hebben, binnenkort gemakkelijker bij de Quadraam-brede informatie kunnen komen. Op naar meer werkplezier voor ons allemaal!
Wil je meer lezen over andere projecten die gefinancierd zijn met de convenantgelden voor werkdrukverlaging? Klik hier!
|
|
|
