| Special #2 |
| Beste huisarts, praktijkondersteuner en praktijkmanager, |
| In de vorige nieuwsbrief heeft u kunnen lezen dat we vanaf 1 januari 2024 overstappen van het KIS van Philips VitalHealth naar VIPLive. Door over te stappen op VIPLive wordt het HIS dat u gebruikt het bronbestand. VIPLive wordt de intelligente schil om het HIS en haalt de benodigde informatie uit het HIS. Dit betekent geen koppelingen meer met een extern systeem, alles overzichtelijk in uw eigen HIS en geen verschillen in cijfermatige geregistreerde zaken. VIPLive is een zorgnetwerk omgeving. Het wordt onder andere gebruikt voor bijvoorbeeld consulteren en verwijzen, het maken van diverse rapportages en het communiceren met ketenpartners. |
|
|
| Van KIS VitalHealth naar VIPLive |
| In deze editie. |
» Niveaus van bevoegdheden in VIPLive
» Inkaartlijsten (inclusiecriteria)
» Bewaartermijn extractie door VIPLive
» Eerste praktijkbezoek heeft plaatsgevonden
» Webinars VIPLive
» Ons team staat voor u klaar
» De planning |
|
|
|
|
| VIPLive account |
| Niveaus van bevoegdheden in VIPLive. |
In VIPLive wordt er gewerkt met privacygevoelige gegevens. Praktijkmedewerkers die gebruikmaken van VIPLive kunnen daarom worden ingedeeld in bepaalde levels met bijbehorende bevoegdheden.
Vanuit VIPLive wordt er voor de huisarts een hoofdaccount aangemaakt: Level A. Een level A-gebruiker dient vanuit het hoofdaccount levels toe te wijzen aan de praktijkmedewerkers. Het staat de huisarts vrij om dit naar wens toe te wijzen. Wel informeren wij u dat:
- de POH die ketenzorg uitvoert level C of C+ moeten hebben;
- de praktijkmanager - afhankelijk van de taken die belegd zijn - minimaal level B+ of hoger (B of A) moet hebben.
Via onderstaande link ziet u een gedetailleerd schema om inzicht te krijgen in de verschillende levels en bevoegdheden. |
|
|
|
|
| Inclusiecriteria |
| Inkaartlijsten. |
Bij het eerste praktijkbezoek van VIPLive aan uw praktijk worden inkaartlijsten uitgedraaid o.b.v. de gegevens uit het HIS. Patiënten die aan onderstaande criteria voldoen worden opgenomen als ketenzorgpatiënt. Wij vragen praktijken om daar waar de registratie in het HIS nog niet juist is gedaan, dit in de komende maanden aan te passen.
Dit schema geeft de in- en exclusie van patiënten in een ketenzorgprogramma weer. Aan de hand van de beoordeling van drie criteria kan worden bepaald of patiënten in een ketenzorgprogramma thuishoren. De beoordeling van deelname van patiënten aan een zorgprogramma op basis van deze criteria is een continu proces en kan in de loop van de tijd veranderen.
| |
Deelname ketenzorg |
| |
Ja |
Nee |
Leeg |
| Hoofdbehandelaar Huisarts |
Inclusie |
Exclusie |
Bepaal |
| Hoofdbehandelaar Specialist |
Exclusie |
Exclusie |
Exclusie |
| Hoofdbehandelaar Overig/onbekend |
Exclusie |
Exclusie |
Exclusie |
| DM2: HbA1c-bepaling afgelopen 18 maanden |
Inclusie |
Exclusie |
- |
| CVRM VVR: Bloeddrukmeting afgelopen 18 maanden |
Inclusie |
Exclusie |
- |
| CVRM HVZ: Bloeddrukmeting afgelopen 18 maanden |
Inclusie |
Exclusie |
- |
| Hartfalen: Bloeddrukmeting afgelopen 18 maanden |
Inclusie |
Exclusie |
- |
| Astma: ACQ-vragenlijst ingevuld afgelopen 18 maanden |
Inclusie |
Exclusie |
- |
| COPD: CCQ/ MRCD- vragenlijst ingevuld afgelopen 18 maanden |
Inclusie |
Exclusie |
- |
|
|
|
| Extracties |
| Bewaartermijn extractie door VIPLive. |
Er zijn vragen gesteld over hoe lang de bewaartermijnen zijn van de data die VIPLive uit het HIS extraheert en wat er met de data wordt gedaan. De data die VIPLive periodiek (wekelijks of enkele keren per maand) uit het HIS extraheert worden op de onderstaande wijze bewaard door VIPLive:
- De dataset waarop in een kwartaal wordt gedeclareerd wordt bewaard voor de periode van maximaal 2 jaar. Hiermee wordt de dataset bedoeld die aan het begin van het nieuwe kwartaal wordt aangeleverd en waarop de huisarts de chronische patiënten declareert.
- De dataset van niet-ketenzorg patiënten wordt eveneens 2 jaar bewaard. In het bewaren van de HIS extractie is er geen onderscheid tussen patiënten die gedeclareerd of niet gedeclareerd zijn.
- Over het afgelopen kwartaal wordt de laatste dataset van de maand bewaard.
- De laatst aangeleverde dataset wordt bewaard tot deze wordt ververst met een nieuwe dataset.
|
|
|
| Praktijkbezoek |
| Het eerste praktijkbezoek heeft plaatsgevonden. |
 Een van de praktijken die hun verwerkersovereenkomst heeft ondertekend en geretourneerd aan VIPLive, is huisartsenpraktijk De Blauwe Tulp. Zij zijn de eerste praktijk die bezoek kreeg van VIPLive-medewerker Kitty Elberse. Kitty heeft de praktijkondersteuners en praktijkmanager uitgelegd wat de praktijk de komende periode moet doen om de overgang naar VIPLive soepel te laten verlopen.
Een reactie van een van de deelnemers na afloop van de instructie: “De presentatie was duidelijk. We zien dat het belangrijk is om de informatie van de ketenzorgpatiënten nu al goed op orde te hebben in het HIS. Dat scheelt later veel werk, en zo kunnen we direct nadat we met VIPLive zijn gaan werken, al goede rapportages maken. We moeten nu gaan inschatten wat de workload wordt van de opschoonactie om de patiënten juist te registreren.” |
|
|
| Scholingen |
| Webinars VIPLive. |
Wij bereiden u zo goed mogelijk voor op de livegang naar VIPLive. Voor huisartsen en praktijkmanagers, voor POH’s en voor ketenpartners organiseren wij in december een aantal webinars. Deze worden vlak voor de ingebruikname van VIPLive georganiseerd, zodat de informatie nog vers in het geheugen zit.
Tijdens deze online informatiesessie krijgt iedere type zorgverlener gerichte uitleg over het gebruik van VIPLive. U kunt kiezen uit een van onderstaande data. Wanneer u op een van onderstaande momenten deelneemt aan het webinar, kunt u direct vragen stellen via een chat-functie, en uw vraag wordt direct beantwoord.
In onderstaande overzicht ziet u de verschillende opties, en ook de link om te zijner tijd in te loggen om deel te nemen aan het webinar.
Het is mogelijk om dit webinar naderhand terug te kijken, de live chat-functie is dan alleen niet meer beschikbaar. |
|
|
| Professionele ondersteuning |
| Ons team staat voor u klaar. |
Wij realiseren ons dat deze verandering tijd en energie kost en dat het voor sommige van u een spannende overgang is. Toch zijn we ervan overtuigd dat deze verandering alle praktijken in de regio veel voordelen gaat brengen.
Zowel bij Hadoks als bij VIPLive staat er een team voor u klaar om u hierin te ondersteunen en goed voor te bereiden op de overgang. Het team van Hadoks bestaat uit negen Hadoks-medewerkers die naast hun reguliere functie speciaal voor dit traject de rol van VIPLive-praktijkadviseur vervullen. Zij zullen u de aankomende periode ondersteunen en langskomen in de praktijk.
 |
|
|
| Implementatietraject |
| De planning. |
Hieronder vindt u de planning voor aankomende periode. Half september starten wij met het informeren met de ketenpartners over het traject van implementatie, en de gevolgen die het heeft voor hun werkwijze.
|
|
|
| Acties |
| Mail vanuit VIPLive. |
Inmiddels hebben alle praktijkhouders een mail ontvangen van Calculus/Topicus met daarin de stappen die gezet moeten worden om de praktijk aan te kunnen sluiten. Heeft u na het lezen van deze mail nog vragen, neem dan gerust contact op met Calculus/Topicus via zg@calculus.nl.
Heeft u geen mail ontvangen van Calculus/Topicus, neem dan contact op met zg@calculus.nl of tel: 088 – 528 1060 (optie 2). |
|
|
| Tot slot. |
| Mocht u tegen zaken aanlopen of vragen hebben dan horen wij het graag. U kunt contact opnemen met projectleider Titia Speelman via 06 1502 2472, of mailen naar viplive@hadoks.nl. |
|
|
|
|
|
|
